Informations clés
- Une gestion efficace du temps améliore la productivité
- Des stratégies telles que fixer des objectifs clairs et créer des listes de tâches
- La maîtrise de la gestion du temps améliore l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, contribuant ainsi à un meilleur développement personnel.
Une gestion efficace du temps ne vient pas naturellement.
Pour cette raison, les livres, techniques et logiciels de gestion du temps se vendent à la pelle.
Lorsque vous guidez vos clients cadres occupés ou vos patients anxieux sur la voie d'une meilleure gestion du temps, vous n'aurez peut-être pas seulement l'embarras du choix, mais vous serez dépassé.
Alors, plutôt que de vous lancer dans le grand bain, commencez par cet article, dans lequel nous vous donnerons un aperçu convivial de la littérature sur la gestion du temps. Nous aborderons sept éléments essentiels de la gestion du temps et comment les appliquer, ainsi que des outils utiles et des lectures recommandées pour la vie quotidienne de votre client.
Puisque le temps presse, commençons !
Avant de continuer, nous avons pensé que vous aimeriez peut-être consulter uporabnapsihologija.com . Ces exercices détaillés et fondés sur la science vous aideront, vous ou vos clients, à devenir plus productifs et efficaces.
L'importance de la gestion du temps
La gestion du temps est une constellation de comportements qui nous aident à utiliser notre temps efficacement pour satisfaire les exigences de notre vie personnelle et professionnelle. Bien que la définition de la gestion du temps varie d’un domaine à l’autre, Aeon et Aguinis (2017, p. 311) fournissent l’explication suivante, claire et centrée sur la personne :
une forme de prise de décision utilisée par les individus pour structurer, protéger et adapter leur temps aux conditions changeantes.
Ces trois composantes ne peuvent être réduites à une seule panacée, capable de répondre à toutes les problématiques de gestion du temps. Au lieu de cela, différentes stratégies – comme celles décrites dans cet article – abordent divers éléments de la gestion du temps.
Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ?
Notre temps et notre énergie sont limités. Nous devons les répartir de manière adéquate entre plusieurs responsabilités et les utiliser pour prendre soin de nous-mêmes, de nos familles et de nos amis et nous occuper des tâches liées au travail.
Avec un temps mieux géré, nous pouvons satisfaire toutes nos responsabilités, exigences professionnelles et objectifs. Plus important encore, nous réduisons le risque de nous sentir dépassés par le stress, de nous sentir comme un échec et d'autres problèmes de bien-être psychologique (Aeon
Une synthèse de la littérature existante (Aeon
- Corrélé positivement avec plusieurs mesures du bien-être (y compris la santé psychologique, satisfaction au travail , confiance, estime de soi)
- Corrélé négativement au stress
- Corrélé positivement avec plusieurs mesures du rendement professionnel et académique, y compris la réussite scolaire et le rendement au travail autodéclaré
Si vous n’êtes toujours pas convaincu de l’importance d’une meilleure gestion du temps, regardez la vidéo TEDx de Brad Aeon ici.
La philosophie de la gestion du temps - Brad AeonChoisir des stratégies de gestion du temps
Dans la définition précédente de la gestion du temps, nous avons mentionné trois éléments essentiels : la structure, la protection et l’adaptation.
- La structure fait référence à la façon dont notre temps est perçu, mesuré et alloué.
- La protection est la manière dont nous protégeons notre temps contre le gaspillage, la mauvaise utilisation ou la déviation de nos plans.
- L'adaptation fait référence à notre capacité à faire face à des tâches inattendues ou à des surprises.
Dans cet article, nous discuterons de sept stratégies clés de gestion du temps qui peuvent être regroupées selon ces trois composantes. Cette taxonomie est utile pour décider d’une stratégie. Toutes les stratégies contribuent à protéger notre temps et nos objectifs, mais certaines satisfont également les autres composantes.
| Stratégies | Structure | Protection | Adaptation |
|---|---|---|---|
| Des pertes de temps | x | x | |
| Perfectionnisme | x | x | x |
| Procrastination | x | x | |
| Dis non | x | x | |
| Déterminer les priorités | x | x | x |
| Travail en profondeur | x | x | |
| 80/20 | x | x | x |
Stratégie 1 : identifier et éliminer les pertes de temps
Les activités qui font perdre du temps épuisent le temps, l'énergie et les efforts sans contribuer au résultat global/objectif final (Gordon
Pour identifier les pertes de temps dont dépend le client, utilisez un journal quotidien, enregistrant leurs activités et le temps passé sur chacune d'entre elles (Gordon
Des pertes de temps can take many forms, but various practical solutions exist to counter them (see the table below, adapted from Gordon & Borkan, 2014).
| Exemple | Solution |
|---|---|
| Type de perte de temps : distractions ou interruptions électroniques | |
| Vérifier les actualités, les e-mails, les réseaux sociaux et les canaux de messagerie | Bloquez du temps spécifique pour les tâches administratives, notamment la vérification des e-mails. |
| Type de perte de temps : Désorganisé/en désordre | |
| Utiliser un système de classement dispersé et désorganisé et ne pas planifier les tâches et le temps de manière appropriée | Adoptez une structure de classement organisée en ligne et hors ligne. Passez 30 minutes à la fin de la journée à planifier les tâches du lendemain. |
| Type de perte de temps : interruptions physiques | |
| Des collègues ou des membres de votre famille arrivent lorsque vous vous concentrez sur une tâche | Fermez la porte lorsque vous travaillez et faites savoir que cette période est censée être ininterrompue. Planifiez du temps ciblé. |
| Type de perte de temps : Réunions | |
| Ordre du jour peu clair/non défini et début des réunions tardif | Toutes les réunions nécessitent un ordre du jour clair communiqué au préalable. Commencez les réunions à l’heure. Réduisez les réunions. |
| Type de perte de temps : Temps mort | |
| Se déplacer ou attendre | Planifiez des tâches plus petites et moins intenses pendant les périodes mortes |
| Type de perte de temps : Répéter la même tâche | |
| Rédaction de plusieurs rapports avec la même structure et budgétisation à partir de zéro chaque mois | Dans la mesure du possible, automatisez. Utilisez des modèles. N'effectuez pas la même tâche plus d'une fois. |
| Type de perte de temps : Procrastination | |
| Passer du temps à accomplir d'autres tâches plutôt que de se concentrer sur la tâche à accomplir | Commencez simplement à travailler sur la tâche, ne serait-ce que pour cinq minutes. Évitez de ruminer dans l’anxiété ou le perfectionnisme. |
Stratégie 2 : évitez le perfectionnisme
Être trop préoccupé par un produit/résultat parfait peut rapidement faire dérailler les plans les mieux conçus. Perfectionnisme est un comportement inadapté caractérisé par une autocritique extrême, la peur de commettre des erreurs, le doute de soi et des normes impossibles (Rice et al., 2012).
Les perfectionnistes éprouvent peu de plaisir dans leur vie professionnelle et personnelle car ils sont trop préoccupés par leur performance et courent un risque plus élevé de procrastination, de détresse psychologique et de plusieurs syndromes psychologiques (Rice et al., 2012 ; Shafran et al., 2016).
Ils répètent souvent des actions, contournant un objectif inaccessible, perdant finalement du temps qui aurait pu être redirigé vers d’autres tâches (Shafran et al., 2016).
Parallèlement aux autres stratégies présentées dans notre article, les suivantes sont recommandées pour aider à vaincre le perfectionnisme .
- Les perfectionnistes s’appuient sur des modèles de pensée binaires (bien-mal) et ont une faible tolérance aux erreurs (Shafran et al., 2016). Aidez votre client à reconnaître qu’un projet ne sera jamais parfait, à adopter une voix intérieure plus gentille et à prévoir du temps pour les commentaires.
- Divisez les tâches en objectifs plus petits et réalisables avec des attentes claires lors de la définition des objectifs. Par exemple, le premier objectif est de produire une version préliminaire contenant des erreurs mais avec la structure correcte. Pour le deuxième objectif, le client peut se concentrer sur le raffinement de la pièce et sur les fautes de frappe.
- Un travail parfait est inaccessible et la perfection est généralement mal définie. Au lieu de cela, identifiez les aspects essentiels du projet qui auront le plus d’impact et obtiendront le même résultat qu’un projet parfait. Concentrez-vous sur ces aspects plutôt que sur les moins importants.
Stratégie 3 : Éliminer la procrastination
Procrastination est un comportement d'évitement qui fait partie d'un cycle négatif où l'individu sait que le résultat de la tâche est essentiel.
Pourtant, l’action de la tâche a une expérience négative (van Eerde, 2003).
Procrastination has many forms and is accompanied by negative feelings such as guilt and a fear of failing . The entire experience is stressful, which clients want to avoid or change (van Eerde & Klingsieck, 2018).
L'élimination de la procrastination commence par une prise de conscience puis une intervention (van Eerde, 2003).
Selon une méta-analyse de quatre interventions différentes, l'intervention la plus efficace contre la procrastination était la thérapie cognitivo-comportementale, indépendamment du fait que des stratégies de gestion du temps, telles que diviser une tâche en plus petits morceaux, hiérarchiser les tâches, fixer des objectifs ou gérer efficacement le temps, étaient incluses (van Eerde
Une autre stratégie efficace est la force et formation à l'affirmation de soi (de Eerde
Stratégie 4 : Dites non au travail supplémentaire
Se voir proposer du travail supplémentaire tout en essayant de satisfaire une demande de travail existante n'est pas inhabituel. Cependant, l’implication d’un travail supplémentaire est la suivante :
- Nous avons moins de temps pour faire face à notre charge de travail existante, ce qui augmente le risque d'échec.
- La probabilité de se sentir stressé et anxieux à l’idée d’atteindre nos objectifs augmente.
Effectuer un tel travail supplémentaire n’est souvent pas dans le meilleur intérêt de l’individu. Entraînez-vous à refuser l'opportunité de manière neutre, où les implications du travail supplémentaire sur le temps disponible sont explicitées (Beagrie
| Demande | Réponse |
|---|---|
| Démontrez l’impact d’une nouvelle tâche sans rapport sur le délai. | |
| S'il vous plaît, pouvez-vous également effectuer cette tâche ? | Si je fais ce travail, je n’aurai pas le temps de terminer X à temps. |
| Démontrez comment l’ajout de nouveaux changements inattendus a un impact sur les délais. | |
| Pouvez-vous également ajouter ces fonctionnalités au projet existant ? | Si nous ajoutons ces fonctionnalités au projet, nous n’aurons pas suffisamment de temps pour terminer la conception originale avant la date limite. Qu’est-ce qui est le plus important : les nouvelles fonctionnalités ou le design original ? |
| Empêchez les demandes de contourner le gestionnaire. | |
| Un collègue contourne le responsable pour attribuer/demander un nouveau travail. | Je m'engage à respecter un délai pour X. Mon responsable est-il au courant de ce travail supplémentaire et de son impact sur ce délai ? |
| L'impossible reste impossible. | |
| Les demandes de travail sont présentées comme une urgence avec des délais urgents et irréalistes (par exemple, immédiatement, hier, fin des activités). | Pour accomplir cette tâche, je dois effectuer X, et cela prendra environ Y heures/jours/semaines. Il n’y a pas assez de temps pour le faire avant la date limite. Compte tenu de la charge de travail et de la complexité, une date plus raisonnable est Z. |
Voici un guide rapide sur l’assertivité sur le lieu de travail .
Stratégie 5 : Déterminer les priorités
Toutes les tâches ne sont pas aussi importantes ou urgentes.
Il est essentiel de savoir quelles tâches sont les plus importantes et de leur accorder une priorité plus élevée et davantage de concentration. Un exemple de mauvaise priorisation est lorsqu’un projet attendu dans une semaine est négligé au profit d’un projet attendu dans trois semaines.
Matrice d'Eisenhower
Un moyen utile de déterminer la priorité consiste à utiliser la matrice d'Eisenhower (Covey, 1991). Les tâches sont réparties en deux dimensions : l’importance et l’urgence.
Pour classer les tâches, commencez par la date d’échéance et remontez de l’urgence élevée à l’urgence faible. L'urgence fait référence à l'immédiateté de l'échéance de la tâche. Sous le terme d'urgence, les tâches qui doivent bientôt être exécutées sont urgentes, et les tâches dont les délais sont ultérieurs ne sont pas urgentes.
Ensuite, ajoutez une classification supplémentaire à chaque tâche : l’importance. Évaluez l’importance de chaque tâche en examinant son impact et sa contribution aux objectifs à long terme. Les tâches qui contribuent aux objectifs essentiels ont une grande importance, tandis que celles qui n’y contribuent pas ne le sont pas.
Par conséquent, toutes les tâches seront attribuées comme urgentes ou non et également classées comme importantes ou non importantes.
Votre matrice doit ressembler à l'image et les tâches doivent être hiérarchisées de gauche à droite, en commençant par la rangée du haut.
- Faire – Priorité 1
Dans le quadrant supérieur gauche se trouvent les tâches importantes dans les deux dimensions. Ce sont les tâches les plus urgentes qui nécessitent votre attention immédiate. Ils doivent être complétés en premier. - Calendrier – Priorité 2
Les tâches importantes mais non urgentes (quadrant supérieur droit) n'ont pas encore de délais concrets. Ces tâches doivent être décomposées en tâches plus petites ou planifiées pour plus tard. - Délégué – Priorité 3
Les tâches urgentes mais sans importance (quadrant inférieur gauche) ne nécessitent pas votre attention personnelle. Au lieu de cela, ces tâches peuvent être déléguées à quelqu'un d'autre. - Supprimer – Priorité 4
Les tâches dans le quadrant inférieur droit opposé sont les moins importantes et non urgentes. Ils peuvent être jetés ou conservés en cas d’accalmie dans la charge de travail.
Cependant, toutes les tâches ne peuvent pas être à la fois d’une grande importance et d’une grande urgence. Si tel est le cas, une priorisation doit être déployée, sinon la personne deviendra dépassée et trop engagée.
Stratégie 6 : Se concentrer sur le travail en profondeur
Travail en profondeur fait référence à la capacité de travailler dans un environnement calme et sans distraction avec une concentration et une concentration intenses (Bhargava, 2016 ; Newport, 2016).
Nos capacités cognitives sont exercées comme un muscle dans cet environnement. Nos capacités à nous concentrer et à produire sont mises à rude épreuve et s’améliorent avec le temps. L'expérience mentale est similaire à un état de flux, caractérisé par une concentration intense et une focalisation où la perception du temps disparaît (Csikszentmihalyi, 1990).
Travail en profondeur is best for challenging work that requires absolute focus, but it is difficult to achieve because of distractions in our daily lives. Therefore, deep work should be considered a skill that can be honed and improved through regular practice, similar to any other skill.
Commencez par ce qui suit lorsque vous essayez d’améliorer vos compétences professionnelles approfondies (Bhargava, 2016 ; Newport, 2016) :
- Allouez une partie importante de votre temps à une concentration ininterrompue (c'est-à-dire pas de perte de temps et pas d'interruptions).
- Prévoyez ce temps pour le matin lorsque vous vous sentez reposé et motivé. Ne vérifiez pas vos e-mails ou autres communications au préalable pour éviter d'être distrait.
- Comme pour l’exercice, prévoyez suffisamment de repos et de sommeil. Il n'est possible de travailler constamment au même rythme qu'en se reposant. Attribuez donc les tâches les plus faciles à gérer et les moins exigeantes sur le plan cognitif à d’autres périodes de travail et prenez le temps de récupérer.
Stratégie 7 : Suivez la voie 80/20
La règle des 80/20, également connue sous le nom de principe de Pareto, concerne le déséquilibre. L'énergie dépensée pour une tâche n'est pas égale au rendement observé (Vaccaro, 2000 ; Koch, 2011).
Pour illustrer davantage :
- 20 % du temps rapportera 80 % du travail. Imaginez que votre client ait une présentation à rendre. Rédiger une ébauche mais complète (80 %) prendra peu de temps (20 %).
- Cependant, les 20 % restants du travail prendront environ 80 % du temps. Même si le gros du travail est fait, le reste du travail nécessaire pour affiner la présentation (20 %) prend un temps considérable (80 %). Si votre client avait planifié son projet de manière à ne disposer que de 20 % du temps pour ce travail, il ne respecterait pas son délai.
- 20 % du travail est essentiel, alors que 80 % ne le sont pas. Savoir comment prioriser les 20 % critiques par rapport aux 80 % moins conséquents est essentiel pour gérer notre temps et notre charge de travail.
Dans cet esprit, lorsque vous planifiez un emploi du temps, procédez comme suit (Vaccaro, 2000) :
- Répartissez le temps disponible de manière inégale pour tenir compte de la répartition 80/20. Prévoyez suffisamment de temps pour le raffinement, les corrections et les commentaires.
- Parcourez les tâches et classez-les comme appartenant à la catégorie 20 % ou 80 %. Les 20 % de tâches sont essentielles, donnent des résultats significatifs et ont un impact direct sur d’autres objectifs. Les tâches à 80 % sont urgentes mais facultatives, prennent plus de temps que prévu et sont épuisantes.
- Classez les sous-tâches à 20 % ou 80 % lorsque vous travaillez sur un projet plus important. Priorisez toujours les tâches essentielles (20 %) par rapport aux tâches non essentielles (80 %).
Livres recommandés sur la gestion du temps
Les lecteurs n’ont que l’embarras du choix lorsqu’ils recherchent des livres sur la gestion du temps. Nous répertorions ici quatre livres directement liés à certaines stratégies de cet article. Faites-nous savoir dans les commentaires si vous avez d'autres recommandations.
1. Travail en profondeur : règles pour une réussite ciblée dans un monde distrait – Cal Newport
Ce livre aborde le thème du travail en profondeur : qu'est-ce que c'est, comment y parvenir et pourquoi il est crucial.
L'auteur, Cal Newport, est professeur d'informatique et comprend l'importance de consacrer du temps et de la concentration pour atteindre les objectifs.
Contrairement à de nombreux autres livres d’auto-assistance, les conseils contenus dans ce livre sont accessibles, pratiques et se lisent comme si l’auteur les avait essayés et testés.
Retrouvez le livre sur Amazone .
2. Habitudes atomiques : un moyen facile –James Clear
Si nous acceptons que nous pouvons améliorer nos stratégies de travail et briser nos mauvaises habitudes, alors nous recommandons Habitudes atomiques .
Ce livre décrit comment de petits changements environnementaux cohérents peuvent aider à former des habitudes.
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Si vous avez aimé ce livre, nous vous recommandons également Petites habitudes par B.J. Fogg . C'est semblable à Habitudes atomiques mais légèrement plus pratique.
3. Le principe 80/20 : le secret pour faire plus avec moins – Richard Koch
Il y a une raison pour laquelle ce livre est si apprécié. Koch explore l'histoire du principe 80/20 et fournit de nombreux exemples historiques de ce principe.
Le rapport numérique précis n’est pas essentiel, mais la notion de déséquilibre entre l’entrée et la sortie est vitale. Pour aider les lecteurs à comprendre comment mettre en œuvre ce principe dans leur vie quotidienne, Koch décrit plusieurs étapes clés pour identifier la répartition 80/20 et hiérarchiser les tâches les plus critiques qui produisent les résultats les plus importants.
Il s’agit d’un livre pratique, et une fois le principe compris, les lecteurs peuvent facilement passer aux chapitres les plus critiques. C'est un excellent livre pour les personnes pressées par le temps et qui ont juste besoin d'un petit rappel du principe.
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Outils de gestion du temps de PositivePsychology.com
PositivePsychology.com propose à nos lecteurs une vaste collection de feuilles de travail et d'outils qui peuvent les aider à gérer leur temps ou à éliminer les pertes de temps.
Activités d’établissement d’objectifs
La productivité et l'établissement d'objectifs sont des sujets populaires sur notre blog. Si vous ne savez pas par où commencer, nous vous recommandons cet article : Activités de définition d'objectifs, exercices
17 exercices de productivité et d'efficacité du travail
Notre premier outil qui peut vous aider, vous et vos clients, dans la gestion de leur temps est cette excellente collection de uporabnapsihologija.com.
Les exercices couvrent les sept stratégies abordées dans cet article et bien plus encore. Le kit comprend un court livret d'introduction sur la productivité, soutenu par 17 exercices, chacun s'appuyant sur une stratégie éprouvée par la science.
Un exercice se concentre sur le développement d’un travail en profondeur et un autre utilise le principe 80/20. Tout cela est disponible sous forme de kit tout-en-un, parfait pour les praticiens qui souhaitent élargir leur boîte à outils pour répondre aux préoccupations liées au travail, aux problèmes de gestion du temps ou de productivité des clients.
Masterclass de motivation et d'établissement d'objectifs
Un manque de motivation et des objectifs flous peuvent également affecter la gestion du temps. Pour aider votre client aux prises avec la motivation et la définition d'objectifs, pensez à vous inscrire à notre uporabnapsihologija.com.
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Il accompagne uporabnapsihologija.com en explorant une autre facette des préoccupations et des défis en milieu de travail. L'American Psychological Association reconnaît cette masterclass et les praticiens recevront neuf points de formation continue à la fin.
Un message à retenir
Le caractère fini du temps et sa gestion efficace sont reconnus depuis plusieurs décennies, dès les années 1950 (Claessens et al., 2007). Nous comprenons qu'une gestion efficace du temps est essentielle pour réussir à fixer des objectifs, à respecter les délais et à gérer le stress .
Mais comment ? vous avez demandé et nous avons écouté.
Dans cet article, nous avons exploré sept stratégies différentes, chacune se concentrant sur au moins un élément de la gestion du temps, expliquant comment mieux structurer les tâches, hiérarchiser les délais, protéger le temps et la concentration des distractions et travailler plus intelligemment et non plus dur.
N'oubliez pas que certaines stratégies peuvent ne pas fonctionner pour votre client et qu'il devra peut-être en essayer quelques-unes pour trouver celle qui lui convient. Mais le plus important est de reconnaître que la gestion du temps est une compétence. Nous pouvons apprendre à le faire et nous pouvons tous l’améliorer.
La liste des stratégies et des livres présentés dans cet article est incomplète ; de nombreuses autres stratégies existent. Si vous avez utilisé avec succès une technique particulière ou si vous avez développé une nouvelle approche, partagez-la avec nous dans les commentaires. Les recommandations de livres sont également les bienvenues !
Nous espérons que vous avez apprécié la lecture de cet article. N'oubliez pas de uporabnapsihologija.com.